L’importance de la préservation des collections numériques

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Marta Avancini/ComCiência/Labjor/Unicamp/Campinas/DICYT Dans un scénario où le papier semble progressivement perdre son prestige au profit des médias numériques, une question fondamentale se pose face à la nécessité de maintenir la mémoire des savoirs produits par la société : la conservation des fichiers.

De plus en plus, les éditeurs scientifiques, les archives, les bibliothèques et les centres d’information choisissent d’utiliser Internet, des bases de données et des supports tels que des CD, des DVD et des rayons bleus pour stocker de nouveaux contenus et d’anciennes collections. D’une part, il n’y a pas beaucoup de doutes sur les avantages des publications numériques, mais, d’autre part, le défi qui se pose est celui de la préservation des connaissances produites et diffusées dans les médias numériques.

“La migration des publications papier vers les médias numériques est un fait avéré”, déclare Miguél Ángel Arellano, chercheur à l’Institut brésilien de l’information en science et technologie (Ibict) et doctorant en sciences de l’information à l’Université de Brasília (UnB) . « Dans Ibict, le nombre de revues demandant l’enregistrement ISSN pour la version électronique d’une publication existante au format imprimé est en augmentation ».

Les publications électroniques présentent plusieurs avantages, notamment la possibilité d’administrer en ligne les processus de soumission, d’évaluation et de publication immédiate des numéros précédents et la production de nouvelles éditions. Dans l’Electronic Journal Publishing System, par exemple, une application en ligne développée par Ibict pour permettre aux chercheurs de créer et de publier des revues scientifiques électroniques, il existe déjà 1 300 revues scientifiques électroniques enregistrées.

Un deuxième aspect positif généralement associé aux publications numériques est l’expansion et la diversification des possibilités de production, de diffusion et d’accès à l’information. « L’édition sur support numérique, si elle est librement accessible, est sans doute plus démocratique, plus facile à échanger et à diffuser des savoirs », analyse la coordinatrice de la Bibliothèque nationale numérique, Ângela Bettencourt. BN Digital, comme on l’appelle, met 25 000 articles (ou 5 millions de pages) à disposition sur Internet. Grâce à cette initiative, le grand public a désormais accès, via Internet, à une partie de la collection de l’une des plus importantes bibliothèques du pays.

Un autre exemple d’initiative visant à diffuser les connaissances est le portail du domaine public, lié au ministère de l’Éducation, dont le nombre d’accès est passé de 113 000 en 2004 à 8,04 millions en 2011. Sa collection comprend 171 000 œuvres en texte, vidéo, son et image qui sont dans le domaine public – dont les auteurs sont décédés depuis plus de soixante-dix ans ou dont les délais de protection des droits d’auteur ont été dépassés – ou parmi ceux dont la diffusion sur Internet a été autorisée par les auteurs.

le problème de l’assistance

Les avantages des publications numériques peuvent toutefois s’effondrer si l’on ne veille pas à assurer leur conservation indéfinie dans le temps, afin que les générations futures aient accès à la mémoire dite numérique. Selon Humberto Innarelli, chercheur et analyste en développement de systèmes aux Archives Edgard Leuenroth de l’Université d’État de Campinas (Unicamp), c’est l’un des principaux risques auxquels nous sommes confrontés avec la diffusion des nouvelles technologies de l’information et de la communication.

Les nouveaux équipements et le processus d’automatisation des informations qu’ils génèrent entraînent la perte de documents numériques aussi facilement qu’ils sont générés. “Cette perte peut laisser un vide historique et culturel”, prévient Innarelli dans l’article “Préservation numérique : l’influence de la gestion des documents dans la préservation de l’information et de la culture”, publié dans le Digital Journal of Librarianship and Information Science.

Plusieurs facteurs peuvent conduire à la perte d’une documentation numérique, contrairement à la croyance selon laquelle elle serait exempte des mêmes problèmes auxquels est soumise la documentation conventionnelle – emballage, dégradation du support, obsolescence des équipements, manque de fiabilité et d’espace de stockage.

L’utilisation d’un CD de mauvaise qualité ou mal stocké peut entraîner la perte des informations qu’il contient. Par conséquent, selon les circonstances, les méthodes de conservation conventionnelles peuvent même être plus sûres et plus avantageuses. « Vous avez plus de chances de pouvoir récupérer un document analogique qui n’a pas été conservé dans des conditions idéales de température et d’humidité qu’un document électronique. Habituellement, au moment où vous remarquez des dommages aux fichiers numériques, il est déjà trop tard », déclare Innarelli. D’autre part, la numérisation des livres et autres types de documents garantit leur survie, en plus de favoriser leur diffusion.

Mais gardez à l’esprit que la préservation numérique n’est pas nécessairement plus fiable que les techniques de préservation traditionnelles ; au contraire, il comporte autant de faiblesses que les supports d’enregistrement conventionnels, comme le papier. Par conséquent, Innarelli souligne l’importance de la gestion dans la préservation